Quelle est la différence entre l’archivage numérique des documents et sauvegarde de documents ? Je suis certain que vous vous êtes posés cette question au moins une fois.

Nous verrons aussi qu’en termes d’archivage numérique des documents, il faut respecter certaines obligations et notamment des obligations en matière d’archivage légal.

Archivage numérique des documents GEDArchivage numérique des documents et sauvegarde en back-up : quelles différences ?

Il est essentiel de bien comprendre la différence entre l’archivage électronique et la sauvegarde de données. L’archivage électronique consiste à classer des données dans une optique de conservation durable pour une éventuelle consultation ultérieure. L’archivage électronique est notamment mis en place pour des raisons légales. Le back-up est, quant à lui, un système de copie des données encore en cours d’utilisation dans l’entreprise. Le back-up est mis en place en prévention d’une erreur humaine ou d’un dysfonctionnement technique.

Archivage numérique des documents ou sauvegarde ?

Nombreuses sont les entreprises à utiliser la sauvegarde pour répondre à une problématique double concernant leurs documents : la protection des données de l’entreprise et la prise en compte des obligations légales de conservation. Or, la sauvegarde ne peut remplacer en aucun cas l’archivage de documents qui apporte en plus, un tri et une classification des données. Cela facilite grandement la recherche d’information, puis l’éventuelle restauration de documents très ciblés quand le besoin de les consulter se présentera. De plus, l’archivage des documents doit se faire de manière parcimonieuse et non systématique comme la copie des données sous peine de plonger l’entreprise dans une démarche extrêmement volumineuse et coûteuse.

Archivage légal : quelles sont les obligations ?

Pour éviter cette erreur,  il est important de connaître vos obligations en termes d’archivage légal. Et notamment pour éviter de payer des coûts de stockage sans cesse croissants. Vous pourrez ainsi n’archiver que les documents utiles et gérer de manière optimisée leur durée de vie. Les factures, bons de commande, de réception doivent être conservés durant 10 ans minimum. Les contrats commerciaux doivent quant à eux faire l’objet d’un archivage pendant 30 ans suite à leurs clôtures. Enfin, les bulletins de salaire peuvent être détruits 5 ans après leur émission. Ces obligations peuvent toutefois variées légèrement selon votre secteur d’activité. Pour des précisions plus amples, vous pouvez vous référer au journal officiel.

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