Anticiper, c’est essentiel ; notamment en terme d’archivage numérique. Pour ce troisième et dernier volet de la grande enquête de l’été sur les enjeux et réalités de la GED dans les entreprises et de la gestion documentaire des collectivités françaises, les Experts de la GED révèlent toute l’importance de bien définir ses besoins.

Ce volet sur l’archivage numérique revêt une petite subtilité : il s’agit non seulement de savoir ce que l’entreprise recherche aujourd’hui, mais également ce qui lui sera éventuellement nécessaire dans l’avenir. Un grand écart que bien peu de structures sont à même de réussir sans aide extérieure.

archivage numériqueArchivage numérique, travail collaboratif, dématérialisation… De quoi avez-vous VRAIMENT besoin ?

Le principal défi auquel les entreprises en quête d’une solution de GED ou d’ archivage numérique sont confrontées est la rédaction du cahier des charges de ce projet aussi crucial qu’exotique. La raison en est simple : rien n’est plus complexe que de traduire des besoins concrets et quotidiens en fonctionnalités techniques dont on ne soupçonne même pas toujours l’existence.

Observons le décalage entre la définition originelle du projet par l’entreprise et le constat final de l’utilisation de la solution installée : dans 51% des cas, les entreprises affirment avoir besoin d’une solution d’archivage numérique et plus généralement de stockage de leurs documents. Or, chez 42% de ces mêmes entreprises, une fois la GED installée, il apparaît que la fonctionnalité la plus utilisée est la recherche.

Un utilisateur de logiciels de GED aguerri pourra arguer que l’archivage numérique ne saurait exister sans une fonctionnalité de recherche, et nous en convenons. Mais qu’en est-il de l’utilisateur béotien dont il est question ici ? Conclusion : avant de boucler son cahier des charges, l’entreprise doit tout mettre en œuvre pour avoir une meilleure connaissance pratique de la GED au sens large.

Les trois fonctionnalités auxquelles vous n’aviez pas pensé

Les conséquences de cette mauvaise compréhension de l’utilisation concrète d’une GED peuvent en effet être lourdes. Dans 58% des cas, le périmètre d’utilisation du logiciel a évolué peu après sa mise en place. Et 61% des entreprises affirment souffrir encore aujourd’hui du manque de certaines fonctionnalités dans la solution installée.

Parmi ces oubliées de la GED, la grande absente est dans 20% des cas le workflow, alors même que 23% des entreprises se lancent dans la recherche d’une solution de GED dans le but d’en faire un outil de travail collaboratif. Le fait est que le terme même de workflow est encore très peu connu, de même que le gain de temps incontestable octroyé par l’utilisation de circuits de validation dématérialisés.

Loin derrière mais tout de même bien présentes (ou plutôt manquantes…), on trouve les fonctions de signature électronique (dans 10% des cas) et de LAD RAD (également une fois sur 10). Pour être certain de ne rien oublier, mieux vaut passer un peu de temps en amont sur son cahier des charges du logiciel GED.

L’évolution d’une solution d’archivage numérique : ne vous fiez pas à la théorie !

Ajouter des modules, acheter des licences supplémentaires, étendre l’utilisation de la gestion électronique des documents à d’autres services : en théorie, tout cela est possible. Mais en pratique, toutes les solutions ne sont pas aussi flexibles ! Pourtant, le besoin en évolutions est réel : dans 53% des cas, le nombre d’utilisateur va être revu à la hausse, et dans 41% des cas, ce sont les fonctionnalités qui devront prendre de l’envergure.

Problème : 23% des entreprises déclarent avoir choisi une solution de GED ne lui permettant pas de profiter des évolutions qu’elle désire mettre en place. Une situation extrêmement délicate, dans laquelle les utilisateurs sont contraint d’accepter un outil incomplet et qu’ils savent voués à une obsolescence rapide, mais que l’on refuse de changer car il a tout de même nécessité des procédures de recherche et de mise en place fastidieuses et coûteuses.

D’où notre dernière recommandation : n’oubliez pas de vous enquérir des possibilités d’évolutions auprès des prestataires de solutions d’archivage numérique avant de songer à en adopter une.

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