Pourquoi ne pas utiliser une GED email pour l’archivage mail ? Comme le souligne cet article, les mails sont la pire et la meilleure des choses dans la communication moderne. Un des problèmes que pose le mail, c’est qu’il peut tout à la fois contenir une information de premier ordre (confirmation de commande, demande de rendez-vous client) ; qu’une information de très faible importance (spam, etc).

L’ archivage mail devient un enjeu important dans le système informatique de bon nombre d’entreprises. Et ce quel que soit leur serveur (Exchange, Google Apps for Business) ou leur client (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook).

archivage mailSolution d’archivage mail, un outil pour ne plus perdre d’informations

L’archivage mail permet de ne plus perdre vos informations essentielles. Que ce soit par la maladresse d’un utilisateur, ou bien suite à un problème matériel comme un sinistre. S’il existe des applications spécialisées dans l’archivage mail, cette fonction est gérée nativement par de nombreux logiciels de GED. Or les logiciels spécialisés dans l’archivage mail sont bien souvent aussi chers que des solutions GED performantes. Dès lors, pourquoi ne pas prendre une solution qui, en plus de très bien gérer l’archivage des mails, vous offre de nombreuses fonctions supplémentaires et notamment la gestion électronique des documents. Vous disposerez aussi par exemple d’un outil de numérisation de documents papier pour gérer votre courrier postal entrant, mais aussi de nombreuses autres fonctionnalités.

Comment garder seulement les informations nécessaires

Les emails, c’est aussi de nombreuses informations. Soit complètement inutiles (comme les spams), soit de très faibles importances (copie cachée de courtoisie). Dès lors, archiver des informations non importantes prend rapidement beaucoup de place de stockage. Ainsi, choisir l’information que vous désirez archiver est un des plus que permet un logiciel de GED. Cet archivage mail se fait automatiquement sans que vous ayez besoin d’intervenir. Enfin, le logiciel de GED est en capacité de détecter et gérer les doublons afin d’éviter tout stockage multiple.

Archivage mail et GED : un créateur de lien entre les informations

Choisir une solution de GED pour archiver vos mails, c’est aussi disposer d’un outil capable de gérer les formats de conservation des emails et des pièces jointes. Tout simplement pour en faciliter la restauration. L’archivage mail par une GED, c’est également la possibilité de garder un lien entre l’email et la pièce jointe. Cette fonction permet donc de toujours connaitre les liens entre les différentes informations et le contenu de vos archives. Enfin, l’un des avantages de la GEIDE reste la possibilité d’effectuer des recherches facilement et rapidement quelle que soit la taille de votre base de données. Vous pourrez donc aisément et en toute simplicité retrouver chacun de vos emails ou pièces jointes.

Dès lors, si vous êtes en quête d’un logiciel d’archivage des emails, pensez aux avantages qu’apporte un logiciel de GED.

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