Parlons aujourd’hui de l’archivage des emails. Les emails font désormais partie du quotidien des entreprises, des collectivités et des particuliers. Un chiffre pour illustrer cela : 3,4 millions d’emails envoyés dans le monde chaque seconde, mais près de 89.1 % sont considérés comme du spam. Un email peut donc aussi bien avoir la valeur probante d’un engagement contractuel qu’être complètement dépourvu d’information (un spam).

L’ archivage des emails repose donc, au même titre que tout autre document, sur les trois piliers de l’archivage : la conservation de l’information, le classement de l’information et l’accès à l’information.

archivage des emails

Archivage des emails et conservation de l’information

L’archivage des e-mails est un enjeu important, ne serait-ce que par la valeur probante que peut représenter un seul email. Le premier écueil à éviter est de croire que vos mails sont en sécurité au sein de votre boîte Microsoft Outlook, ou Thunderbird si vous êtes plus logiciel libre. Selon le protocole que vous utilisez (POP3 par exemple), vos mails ne sont pas forcément conservés sur un serveur. Le jour où le disque dur de votre ordinateur fait des siennes, vous risquez de perdre l’ensemble de vos mails. Si vous ne savez de pas de quoi il ne retourne, il faut se poser la question de la sauvegarde de vos emails.

La gestion de vos courriels passe donc avant tout par une sauvegarde de vos données. Il existe de nombreux systèmes de sauvegarde des mails que ce soit du côté serveur, ou au travers d’un logiciel. Malheureusement, même des services mails tels que les serveurs Exchange ne sont pas à l’abri d’un crash. L’apport de la gestion électronique des documents en la matière se trouve dans la possibilité de capturer les mails en amont et de les sauvegarder dans la GED. Un moyen efficace de ne plus jamais perdre vos mails.

Archivage des emails et le classement de l’information

Dans un cadre professionnel, les emails ne concernent rarement qu’un seul interlocuteur. Si la fonction de copie (mettre une personne en copie d’un email) est très largement utilisée, elle ne permet pas de palier toutes les situations. L’émergence de la notion de projet dans le management des équipes a pour conséquence logique d’appeler au classement des documents par dossier. Or, lorsqu’une personne reçoit une trentaine d’emails par jour, le classement manuel prend beaucoup de temps. Si on estime que le classement d’un email prend deux minutes, la perte de productivité peut rapidement représenter une heure par jour.

Le plus de la GED en la matière est la possibilité de classer automatiquement les emails dès leur arrivée.  L’email se classe automatiquement dans le bon dossier en fonction de l’émetteur par exemple. Un bon paramétrage permet un classement automatique de plus de 90% des emails. Un gain de temps bien évidemment non négligeable, que ce soit pour dans le classement ou bien pour faciliter l’accès à l’information.

Archivage des emails et accès à l’information

Le propre de l’information électronique est sa capacité à circuler facilement, mais aussi à être disponible à chaque instant. Comme nous l’évoquions plus tôt les emails concernent souvent plusieurs interlocuteurs. Par exemple, lorsqu’un dossier change de gestionnaire, ce dernier doit avoir accès aux échanges que le projet a déjà générés. L’accès à l’information consiste donc à pouvoir accéder notamment à un email qui ne nous était pas spécifiquement adressé au départ. La sécurité veut aussi que l’on accède seulement aux informations que l’on a le droit de voir. Une situation où un employé en cours de licenciement pourrait avoir accès à un échange entre son employeur et l’avocat de l’employeur est impensable.

La gestion du droit d’accès à l’information doit se faire au travers d’un logiciel de GED. Ce dernier permet de définir qui a le droit de voir, de modifier, ou de supprimer l’information. Un archivage en toute sécurité de vos informations.

La gestion de l’archivage des mails, tout comme l’archivage des documents, peut facilement être améliorée par l’utilisation d’une GED. Et vous, que vous apporte la GED dans la gestion de vos emails ?

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