La gestion de l’archivage des mails peut être un véritable casse-tête. Le recours à un logiciel de GED peut s’avérer très efficace pour assurer un classement optimal de votre courrier électronique. Car, en matière de gestion documentaire, les mails ne sont pas des documents comme les autres …

Tout d’abord, le mail peut prendre le rôle d’une simple enveloppe. Il peut contenir d’autres documents, comme des pièces jointes. Ensuite, le mail peut être perçu comme « la réplique » d’une discussion entre différents interlocuteurs. Enfin, la valeur d’un mail n’est pas quantifiable par sa nature. Il peut aussi bien contenir un contrat qu’être un spam. Gérer l’ archivage des mails, c’est agir sur trois points ; le tri des mails, l’extraction des pièces jointes, et le classement des mails.

archivage des mailsL’ archivage des mails manuel

Chaque utilisateur à sa propre méthode de fonctionnement quant à la gestion de sa boite mail. Si la volumétrie est peu importante, un classement manuel avec un peu de méthode peut se montrer redoutable. À chaque réception d’un mail, l’utilisateur consulte l’information et décide ou non de la conserver. Si le mail contient des informations importantes en pièces jointes, l’utilisateur va de lui-même extraire les pièces jointes et conserver le mail. Ou simplement conserver les documents extraits. Enfin, si l’utilisateur décide de conserver le mail, il doit le classer selon la méthodologie qu’il aura choisie. Cette stratégie d’archivage mail présente l’avantage non négligeable d’une pertinence de tri et de classement. Elle utilise cependant beaucoup de ressources et laisse la place aux erreurs humaines.

L’ archivage des mails automatique

L’ archivage des mails automatique nécessite la mise en place d’une solution logicielle. Il est ainsi possible de paramétrer des règles pour traiter et classer des mails en grande quantité. Pour effectuer un tri, ces processus d’archivages peuvent se baser sur différentes informations. Comme notamment l’émetteur, le destinataire, le contenu, la nature des pièces jointes. Dans le même temps, une phase d’auto-apprentissage gérée par de nombreux logiciels de GEIDE permet d’inculquer au logiciel une méthode de fonctionnement. La contrepartie étant une phase de classement manuel, aussi appelée phase d’apprentissage. L’extraction des pièces jointes peut être elle aussi automatisée. Et ce, tout en conservant un lien entre le mail d’origine et les documents extraits. Le réel avantage de l’archivage des mails automatique, c’est sa capacité à supporter une forte volumétrie. Cette méthode permet aussi d’obtenir grâce aux logiciels les plus performants jusqu’à 85 % de classement effectif sans intervention de l’utilisateur.

Mise à disposition des mails archivés

La mise à disposition de documents archivés dans une solution ged est une question importante, à ne surtout pas négliger. Elle pose la question de la présentation. En la matière, la méthode qui semble faire l’unanimité est celle du fil de discussion. Elle permet en effet de regrouper des échanges sur une longue durée sans avoir pour autant à chercher quel mail répond à quel destinataire ou quel document répond à quelle question. Enfin, selon les besoins propres de chaque structure et chaque utilisateur, il peut être intéressant de savoir quelle est l’information à restituer en priorité entre un mail ou une pièce jointe.

Le mail étant un élément relativement récent. La problématique de la gestion de son archivage est encore très certainement perfectible. Les évolutions pourraient être encore importantes dans la décennie à venir. Pour votre projet, pensez à rédiger un bon cahier des charges pour solution GED.

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