Dans les entreprises ne disposant pas d’une GED, la gestion du courrier est souvent source de lenteur et de difficultés dans la gestion des dossiers.

La gestion du courrier interne et externe implique généralement que le courrier soit distribué par une personne chargée de se rendre dans les différents bureaux. Le cas échéant, il est aussi parfois glissé dans des casiers nominatifs.

Il n’en demeure pas moins que le partage de l’information est forcément lent, et même parfois aléatoire. Selon la taille de la structure et la volumétrie, il n’est pas rare que des courriers se perdent ou s’égarent. De plus, l’omniprésence d’échange par le biais de message électronique (e-mail) amène à devoir repenser la question de la gestion du courrier en entreprise.

gestion du courrier

La gestion du courrier par une GED : quels avantages ?

La GED permet d’améliorer considérablement la gestion du courrier. Le courrier entrant est scannée dès sa réception. Avec un logiciel GED performant, celui-ci est ensuite classé de manière automatique en fonction de l’expéditeur dans le dossier correspondant. S’il s’agit par exemple d’un fournisseur, sa facture peut être automatiquement classée et enregistrée dans votre logiciel comptable. Dans le cadre d’une GED expert-comptable, le workflow peut être bien plus perfectionné et aller encore plus loin.

Le gain de temps est forcément important, car le processus est quasi-instantané et ne mobilise que très peu de ressources. Le mail, remplaçant quant à lui une grande partie des échanges courriers, répond à des problématiques qui lui sont propres.

La GED pour améliorer la gestion du courrier électronique

L’email offre beaucoup moins de contraintes que le courrier papier. Notamment car le volume des échanges a explosé. Si bien qu’aujourd’hui la simple tâche de classification des mails est devenue une perte de temps considérable. Mais pour y remédier, les logiciels de GED arrivent à classer automatiquement plus de 80 % des mails entrant dans les bons dossiers correspondants.

Ne pas avoir a effectuer cette tâche souvent rébarbative est en soi un gain de temps important. Ensuite, la GED vous permet d’accéder facilement aux informations que vous recherchez. Elle établie des liens entre les mails afin de créer de véritables fils de discussion. Enfin, la GED est aussi le meilleur outil pour conserver les liens entre vos mails et vos pièces jointes. Un panel d’outil pour disposer d’une gestion du courrier électronique efficace !

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